Datenwinter Frieren Sie Ihre Daten ein

So wie im Winter die Natur einfriert und ihre Kräfte sammelt, sollten Sie Ihre Daten für die Langzeitarchivierung vorbereiten. Dies beinhaltet das Vorbereiten, Durchführen und Bereitstellen von Daten, gemäss gesetzlicher Grundlagen nach deutschem Recht.

Gesetzliche Grundlagen

gesetzl. Grundlagen, Aufbewahrungsfristen An erster Stelle steht die Erhebung der gesetzlichen Grundlagen, unter welche die verschiedenen Daten fallen. Diese können u.a. sein:

Geschäfts- und Finanzdaten

Durch die neue Abgabenordnung (AO) wird im Rahmen des Handelsgesetzbuches (HGB) den Finanzbehörden das Recht eingeräumt, die DV-gestützte Buchführung von Steuerpflichtigen zu prüfen. Die handelsrechtliche Archivierungsfrist beträgt bis zu 10 Jahren, die erst mit dem Ende des Geschäftsjahres beginnt. (Stichwörter GDPdU, GoBIT, BilMoG, GoBS, SOX, EStG, E-Bilanz etc.)

Das bedeutet, dass diese Daten für die Langzeitarchivierung vorzusehen sind. Dem Grundsatz des Datenschutzes ist hierbei natürlich Rechnung zu tragen: Sofern es eine Rechtsgrundlage nicht vorsieht, dürfen personenbezogene Daten nicht verarbeitet werden.

Vorbereitung zur Archivierung

Sind die Daten einmal Kategorisiert, ist es empfehlenswert die verschiedenen Datenarten mit Kennzeichnungen, bspw. Metatags, zu versehen (sog. taggen). Dies hilft, bei späterem Suchen und Bereinigen (löschen van Daten nach Ablauf der Löschfrist) im Archivsystem.

Die Durchführung

Die Ablage der Daten muss revisionssicher auf geeingneten Speichermedien erfolgen. Dedizierte Zugriffsrechte mit Logging- und Reportingmöglichkeiten sorgen für die Nachvollziehbarkeit der Zugriffe. Hierfür sollte ein Archivar-Admin Account genutzt werden.

Bereitstellung archivierter Daten

Der Zugriff auf das Archivsystem zu Prüfungszwecken ist zu ermöglichen. Hierbei muss beachtet werden, dass auch die notwendigen Programme für den mit unter in 10 Jahren stattfindenden Zugriff vorhanden sein müssen. Kommen Steuerpflichtige dieser Pflicht nicht nach, sieht die GDPdU eine Strafzahlung zwischen 2.500€ und 250.000€ vor.

Aufbewahrungsfristen

Art der Daten Aufbewahrungsdauer
Ärztliche Unterlagen mind. 10 Jahre nach Abschluss der Behandlungen, soweit nicht besonders geregelt.
Ärztliche Bescheinigungen von Arbeitnehmern nach:
  • Gefahrstoffverordnung
  • Strahlenschutzverordnung
  • Jugendarbeitsschutzgesetz
bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers; bei Jugendlichen längstens bis zum 18. Lebensjahr.
Abrechnungsunterlagen 10 Jahre
Abtretungserklärungen 6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belege) 10 Jahre
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre
Anwesenheitslisten (soweit Lohnunterlagen) 10 Jahre
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zu Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Lageberichten 10 Jahre
Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers, dann aushändigen und Kopien aufbewahren bis 5 Jahre nach dem Ausscheiden.
Arbeitsplatzluft-Messungen (gefährliche Stoffe) 30 Jahre
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 1 Jahr ab Tag der Ausstellung.
Arbeitszeitkontrollkarten (soweit Lohnbelege) 10 Jahre
Arbeitszeitnachweise
  • über die tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit
  • bei Jugendlichen
  • über Beschäftigung werdender/stillender Mütter
  • 2 Jahre nach der letzten Eintragung.
    Außendienstabrechnungen 10 Jahre
    Auszahlungsbelege 10 Jahre
    Bankauszüge- und belege 10 Jahre
    Bankbürgschaften 6 Jahre
    Bankeinzahlungen / &Uml;berweisungen 10 Jahre
    Bareinkaufs- und Verkaufsunterlagen 10 Jahre
    Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10 Jahre
    Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 Jahre
    Belegformate 10 Jahre
    Belehrungen/Unterweisungen von Mitarbeitern:
  • wenn keine speziellen Regelungen vorhanden
  • nach Gefahrstoffverordnung
  • 5 Jahre; nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch weitere 5 Jahre.
    Berufsgenossenschaftsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre. (Satzung der BGW kann andere Fristen vorsehen)
    Bestandsverzeichnisse (Medizin) 5 Jahre nach Außerbetriebnahme des Medizinproduktes.
    Betriebsabrechungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlage 10 Jahre
    Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
    Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
    Bewirtungsunterlagen 10 Jahre
    Bilanzen 10 Jahre im Original
    Buchungsbelege 10 Jahre
    Darlehensunterlagen 6 Jahre nach Ablauf des Vertrags
    Dauerauftragsunterlagen 10 Jahre nach Ablauf des Vertrags
    Dateiverzeichnisse, Datensicherungsregeln, Beschreibung und Aufbau der Datensätze 10 Jahre
    Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre
    Depotauszüge 10 Jahre
    Edelmetallbestandskarteien 10 Jahre (Empfehlung)
    EDV-Buchführung / Dokumentation:
    • Änderungsnachweise der
    • Arbeitsanweisungen für
    • Aufbewahrungsvorschriften
    • Benutzerhandbücher
    • Fehlermeldungen
    • Fehlerkorrekturanweisungen
    • Organisationsunterlagen
    • Zugriffsregelungen
    10 Jahre
    Einfuhrunterlagen 6 Jahre
    Erste Hilfe Leistung 5 Jahre
    Essensmarkenabrechungen 6 Jahre
    Exportunterlagen 6 Jahre
    Eröffnungsbilanzen 10 Jahre im Original
    Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre
    Fehlzeitenmeldungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
    Feuerlöscher:
  • Prüfberichte
  • Prüfvermerke
  • 2 Jahre
    Finanzberichte 6 Jahre
    Frachtbriefe 6 Jahre
    Freistempelabrechnungen 6 Jahre (Empfehlung)
    Gebührenabrechungen 10 Jahre
    Gefahrstoff-Messungen 30 Jahre empfohlen.
    Gehaltsabrechnungen / -listen 10 Jahre
    Geschäftsberichte 10 Jahre
    Geschenknachweise 6 Jahre
    Gesellschaftsverträge 10 Jahre
    Gewinn- und Verlustrechnungen 10 Jahre
    Grundbuchauszüge 6 Jahre
    Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Jahre
    Gutachten nach der GutachterO der LZK BW 3 Jahre nach Fertigstellung des Gutachtens.
    Gutschriftsanzeigen 6 Jahre
    Haftungsverhältnisse (Unterlagen die spätere Haftungsverhältnisse betreffen können, z.B. Verträge, Behandlungsdokumentationen) 10 Jahre. Gegebenenfalls 30 Jahre bei Gesundheitsschäden, vgl. BGB §199 Abs. 2!
    Handels- und Geschäftsbriefe (empfangene und abgesandte) 6 Jahre
    Handelsbücher (Grund-, Haupt- und Nebenbücher, Karteien, Listen) 10 Jahre
    Handelsregisterauszüge 6 Jahre
    Hauptabschussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10 Jahre
    Heimunterlagen wie zum Beispiel:
    • Dienst-, Belegungs- und Pflegepläne
    • Arzneimittelbestände und -Verabreichung sowie diesbzgl. Mitarbeiterunterweisung
    • Dokumentation von Qualitätsentwicklung/-sicherung
    • Durchführung von freiheitsbeschränkenden Maßnahmen
    • Aufzeichnungen über für Bewohner verwaltete Gelder/Wertsachen
    5 Jahre
    Heil- und Kostenpläne mindestens 3 Jahre (Empfehlung).
    Inventare 10 Jahre
    Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre
    Jahresabschlüsse mit Anhang 10 Jahre im Original
    Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahre
    Kassenbücher, -berichte 10 Jahre
    Kieferorthopädische Anfangs- und Endmodelle 3 Jahre (längere Aufbewahrungsfrist geboten, wenn aus medizinischen Erfordernissen angezeigt).
    Konformitätserklärungen nach MPG (ZE und KFO) 5 Jahre nach Eingliederung.
    Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 Jahre
    Kontoauszüge 10 Jahre
    Kreditunterlagen 6 Jahre nach Ablauf des Vertrages
    Kundendaten
      Bestandsdaten Kunde:
    • Vorname
    • Name
    • Adresse
      Vertragsdaten Kunde:
    • Zahlungsabwicklung
    • Umsatzdaten
    • Dienste
    • Produkte
    • Tarife
    10 Jahre
    Verkehrsdaten
    • Nummer Anschluss
    • Kennung Anschluss
    • personenbezogene Berechtigungskennung
    • Beginn der Verbindung
    • Ende der Verbindung
    • Entgeltpflichtige Verkehrsdaten
    • Nicht-entgeltpflichtige Verkehrsdaten
    • Standortdaten
    n.n.
    Lärm-Messungen am Arbeitsplatz 30 Jahre
    Lageberichte 10 Jahre
    Lagerbuchführungen 10 Jahre
    Laborrechnungen mindestens 3 Jahre (Empfehlung).
    Lohnsteuerkarten bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers.
    Lohnunterlagen / Belege 10 Jahre
    Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
    Mahnbescheide 6 Jahre
    Mietverträge, Pachtverträge 10 Jahre
    Nachnamebelege 10 Jahre
    Nebenbücher 10 Jahre
    Notarielle Urkunden 10 Jahre. Einzelfallentscheidung nach Zweckmäßigkeit, wie zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig.
    Personalakten 30 Jahre nach Ausscheiden des Arbeitnehmers.
    Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse gegen Dritte 10 Jahre
    Postbankauszüge 10 Jahre
    Preislisten 6 Jahre
    Programmablaufbeschreibungen und -Verzeichnisse 10 Jahre
    Protokolle von Gesellschafts- / Mitgliederversammlungen 10 Jahre
    Prozessakten 10 Jahre
    Prüfberichte des Abschlussprüfers 10 Jahre
    Prüfbescheide Druckbehälter unbegrenzt aufbewahren.
    Quittungen 10 Jahre
    Rechnungen (ein- und ausgehende) und Rechnungsunterlagen (Belege) 10 Jahre
    Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
    Repr&aum;sentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre
    Sachkonten 10 Jahre
    Saldenbilanzen 10 Jahre
    Satzungen 10 Jahre
    Scheck- und Wechselunterlagen 10 Jahre
    Sozialversicherungsmeldungen 6 Jahre
    Spendenbescheinigungen 6 Jahre
    Steuererklärungen, Steuerbescheide 10 Jahre
    Steuerrelevante Unterlagen allgemein 6 Jahre
    Systemhandbücher 10 Jahre
    Telefonkostennachweise 10 Jahre
    Überstundenliste 10 Jahre
    Verbindlichkeiten (Zusammenstellung) 10 Jahre
    Verkaufsbücher 10 Jahre
    Vermögensverzeichnis 10 Jahre
    Versand- und Frachtunterlagen 6 Jahre
    Verträge (soweit Handels- / steuerrechtlich von Bedeutung) 10 Jahre nach Vertragsende. Einzelfallentscheidung nach Zweckmäßigkeit, wie zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig.
    Vollmachten 6 Jahre nach Erlöschen (Haftungsverhältnisse sind zu berücksichtigen).
    Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10 Jahre
    Wechsel 10 Jahre
    Zahlungsanweisungen 10 Jahre
    Zahlungsbelege 10 Jahre
    Zollbelege 10 Jahre
    Zwischenbilanzen (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftjahres) 10 Jahre

    Weitere Quellen zum Thema

    Elektronische Archivierung (Wikipedia)
    GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (Wikipedia)
    GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (Wikipedia)
    AO: Abgabenordnung (Wikipedia)
    HGB: (Wikipedia)
    BDSG: a href="http://de.wikipedia.org/wiki/BDSG" target="_blank"> Bundesdatenschutzgesetz
    (Wikipedia)

    Die hier gemachten Angaben sind als Richtwerte zu verstehen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Rechtsverbindlichkeit. Für rchtsverbindliche Ausküfte konsultieren Sie bitte einen Steuerberater oder Anwalt.