Datenwinter 2013

Frieren Sie Ihre Daten ein

So wie im Winter die Natur einfriert und ihre Kräfte sammelt, sollten Sie Ihre Daten für die Langzeitarchivierung vorbereiten. Dies beinhaltet das Vorbereiten, Durchführen und Bereitstellen von Daten, gemäss gesetzlicher Grundlagen nach deutschem Recht.

Gesetzliche Grundlagen

gesetzl. Grundlagen, Aufbewahrungsfristen An erster Stelle steht die Erhebung der gesetzlichen Grundlagen, unter welche die verschiedenen Daten fallen. Diese können u.a. sein:

Geschäfts- und Finanzdaten

Durch die neue Abgabenordnung (AO) wird im Rahmen des Handelsgesetzbuches (HGB) den Finanzbehörden das Recht eingeräumt, die DV-gestützte Buchführung von Steuerpflichtigen zu prüfen. Die handelsrechtliche Archivierungsfrist beträgt bis zu 10 Jahren, die erst mit dem Ende des Geschäftsjahres beginnt. (Stichwörter GDPdU, GoBIT, BilMoG, GoBS, SOX, EStG, E-Bilanz etc.)

Das bedeutet, dass diese Daten für die Langzeitarchivierung vorzusehen sind. Dem Grundsatz des Datenschutzes ist hierbei natürlich Rechnung zu tragen: Sofern es eine Rechtsgrundlage nicht vorsieht, dürfen personenbezogene Daten nicht verarbeitet werden.

Vorbereitung zur Archivierung

Sind die Daten einmal Kategorisiert, ist es empfehlenswert die verschiedenen Datenarten mit Kennzeichnungen, bspw. Metatags, zu versehen (sog. taggen). Dies hilft, bei späterem Suchen und Bereinigen (löschen van Daten nach Ablauf der Löschfrist) im Archivsystem.

Die Durchführung

Die Ablage der Daten muss revisionssicher auf geeingneten Speichermedien erfolgen. Dedizierte Zugriffsrechte mit Logging- und Reportingmöglichkeiten sorgen für die Nachvollziehbarkeit der Zugriffe. Hierfür sollte ein Archivar-Admin Account genutzt werden.

Bereitstellung archivierter Daten

Der Zugriff auf das Archivsystem zu Prüfungszwecken ist zu ermöglichen. Hierbei muss beachtet werden, dass auch die notwendigen Programme für den mit unter in 10 Jahren stattfindenden Zugriff vorhanden sein müssen. Kommen Steuerpflichtige dieser Pflicht nicht nach, sieht die GDPdU eine Strafzahlung zwischen 2.500€ und 250.000€ vor.

Aufbewahrungsfristen

Art der Daten	Aufbewahrungsdauer
Ärztliche Unterlagen	mind. 10 Jahre nach Abschluss der Behandlungen, soweit nicht besonders geregelt.
Ärztliche Bescheinigungen von Arbeitnehmern nach: Gefahrstoffverordnung Strahlenschutzverordnung Jugendarbeitsschutzgesetz	bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers; bei Jugendlichen längstens bis zum 18. Lebensjahr.
Abrechnungsunterlagen	10 Jahre
Abtretungserklärungen	6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belege)	10 Jahre
Anlagenvermögensbücher- und Karteien	10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	6 Jahre
Anwesenheitslisten (soweit Lohnunterlagen)	10 Jahre
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zu Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Lageberichten	10 Jahre
Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen	bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers, dann aushändigen und Kopien aufbewahren bis 5 Jahre nach dem Ausscheiden.
Arbeitsplatzluft-Messungen (gefährliche Stoffe)	30 Jahre
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung	1 Jahr ab Tag der Ausstellung.
Arbeitszeitkontrollkarten (soweit Lohnbelege)	10 Jahre
Arbeitszeitnachweise über die tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit bei Jugendlichen über Beschäftigung werdender/stillender Mütter	2 Jahre nach der letzten Eintragung.
Außendienstabrechnungen	10 Jahre
Auszahlungsbelege	10 Jahre
Bankauszüge- und belege	10 Jahre
Bankbürgschaften	6 Jahre
Bankeinzahlungen / &Uml;berweisungen	10 Jahre
Bareinkaufs- und Verkaufsunterlagen	10 Jahre
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb	10 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger	10 Jahre
Belegformate	10 Jahre
Belehrungen/Unterweisungen von Mitarbeitern: wenn keine speziellen Regelungen vorhanden nach Gefahrstoffverordnung	5 Jahre; nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch weitere 5 Jahre.
Berufsgenossenschaftsunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre. (Satzung der BGW kann andere Fristen vorsehen)
Bestandsverzeichnisse (Medizin)	5 Jahre nach Außerbetriebnahme des Medizinproduktes.
Betriebsabrechungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlage	10 Jahre
Betriebskostenrechnungen	10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte	6 Jahre
Bewirtungsunterlagen	10 Jahre
Bilanzen	10 Jahre im Original
Buchungsbelege	10 Jahre
Darlehensunterlagen	6 Jahre nach Ablauf des Vertrags
Dauerauftragsunterlagen	10 Jahre nach Ablauf des Vertrags
Dateiverzeichnisse, Datensicherungsregeln, Beschreibung und Aufbau der Datensätze	10 Jahre
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)	10 Jahre
Depotauszüge	10 Jahre
Edelmetallbestandskarteien	10 Jahre (Empfehlung)
EDV-Buchführung / Dokumentation: Änderungsnachweise der Arbeitsanweisungen für Aufbewahrungsvorschriften Benutzerhandbücher Fehlermeldungen Fehlerkorrekturanweisungen Organisationsunterlagen Zugriffsregelungen	10 Jahre
Einfuhrunterlagen	6 Jahre
Erste Hilfe Leistung	5 Jahre
Essensmarkenabrechungen	6 Jahre
Exportunterlagen	6 Jahre
Eröffnungsbilanzen	10 Jahre im Original
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10 Jahre
Fehlzeitenmeldungen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Feuerlöscher: Prüfberichte Prüfvermerke	2 Jahre
Finanzberichte	6 Jahre
Frachtbriefe	6 Jahre
Freistempelabrechnungen	6 Jahre (Empfehlung)
Gebührenabrechungen	10 Jahre
Gefahrstoff-Messungen	30 Jahre empfohlen.
Gehaltsabrechnungen / -listen	10 Jahre
Geschäftsberichte	10 Jahre
Geschenknachweise	6 Jahre
Gesellschaftsverträge	10 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnungen	10 Jahre
Grundbuchauszüge	6 Jahre
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	10 Jahre
Gutachten nach der GutachterO der LZK BW	3 Jahre nach Fertigstellung des Gutachtens.
Gutschriftsanzeigen	6 Jahre
Haftungsverhältnisse (Unterlagen die spätere Haftungsverhältnisse betreffen können, z.B. Verträge, Behandlungsdokumentationen)	10 Jahre. Gegebenenfalls 30 Jahre bei Gesundheitsschäden, vgl. BGB §199 Abs. 2!
Handels- und Geschäftsbriefe (empfangene und abgesandte)	6 Jahre
Handelsbücher (Grund-, Haupt- und Nebenbücher, Karteien, Listen)	10 Jahre
Handelsregisterauszüge	6 Jahre
Hauptabschussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)	10 Jahre
Heimunterlagen wie zum Beispiel: Dienst-, Belegungs- und Pflegepläne Arzneimittelbestände und -Verabreichung sowie diesbzgl. Mitarbeiterunterweisung Dokumentation von Qualitätsentwicklung/-sicherung Durchführung von freiheitsbeschränkenden Maßnahmen Aufzeichnungen über für Bewohner verwaltete Gelder/Wertsachen	5 Jahre
Heil- und Kostenpläne	mindestens 3 Jahre (Empfehlung).
Inventare	10 Jahre
Investitionszulage (Unterlagen)	6 Jahre
Jahresabschlüsse mit Anhang	10 Jahre im Original
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	10 Jahre
Kassenbücher, -berichte	10 Jahre
Kieferorthopädische Anfangs- und Endmodelle	3 Jahre (längere Aufbewahrungsfrist geboten, wenn aus medizinischen Erfordernissen angezeigt).
Konformitätserklärungen nach MPG (ZE und KFO)	5 Jahre nach Eingliederung.
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	10 Jahre
Kontoauszüge	10 Jahre
Kreditunterlagen	6 Jahre nach Ablauf des Vertrages
Kundendaten Bestandsdaten Kunde: Vorname Name Adresse Vertragsdaten Kunde: Zahlungsabwicklung Umsatzdaten Dienste Produkte Tarife	10 Jahre
Verkehrsdaten Nummer Anschluss Kennung Anschluss personenbezogene Berechtigungskennung Beginn der Verbindung Ende der Verbindung Entgeltpflichtige Verkehrsdaten Nicht-entgeltpflichtige Verkehrsdaten Standortdaten	n.n.
Lärm-Messungen am Arbeitsplatz	30 Jahre
Lageberichte	10 Jahre
Lagerbuchführungen	10 Jahre
Laborrechnungen	mindestens 3 Jahre (Empfehlung).
Lohnsteuerkarten	bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers.
Lohnunterlagen / Belege	10 Jahre
Magnetbänder mit Buchfunktion	10 Jahre
Mahnbescheide	6 Jahre
Mietverträge, Pachtverträge	10 Jahre
Nachnamebelege	10 Jahre
Nebenbücher	10 Jahre
Notarielle Urkunden	10 Jahre. Einzelfallentscheidung nach Zweckmäßigkeit, wie zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig.
Personalakten	30 Jahre nach Ausscheiden des Arbeitnehmers.
Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse gegen Dritte	10 Jahre
Postbankauszüge	10 Jahre
Preislisten	6 Jahre
Programmablaufbeschreibungen und -Verzeichnisse	10 Jahre
Protokolle von Gesellschafts- / Mitgliederversammlungen	10 Jahre
Prozessakten	10 Jahre
Prüfberichte des Abschlussprüfers	10 Jahre
Prüfbescheide Druckbehälter	unbegrenzt aufbewahren.
Quittungen	10 Jahre
Rechnungen (ein- und ausgehende) und Rechnungsunterlagen (Belege)	10 Jahre
Reisekostenabrechnungen	10 Jahre
Repr&aum;sentationsaufwendungen (Unterlagen)	10 Jahre
Sachkonten	10 Jahre
Saldenbilanzen	10 Jahre
Satzungen	10 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen	10 Jahre
Sozialversicherungsmeldungen	6 Jahre
Spendenbescheinigungen	6 Jahre
Steuererklärungen, Steuerbescheide	10 Jahre
Steuerrelevante Unterlagen allgemein	6 Jahre
Systemhandbücher	10 Jahre
Telefonkostennachweise	10 Jahre
Überstundenliste	10 Jahre
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung)	10 Jahre
Verkaufsbücher	10 Jahre
Vermögensverzeichnis	10 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen	6 Jahre
Verträge (soweit Handels- / steuerrechtlich von Bedeutung)	10 Jahre nach Vertragsende. Einzelfallentscheidung nach Zweckmäßigkeit, wie zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig.
Vollmachten	6 Jahre nach Erlöschen (Haftungsverhältnisse sind zu berücksichtigen).
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher	10 Jahre
Wechsel	10 Jahre
Zahlungsanweisungen	10 Jahre
Zahlungsbelege	10 Jahre
Zollbelege	10 Jahre
Zwischenbilanzen (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftjahres)	10 Jahre

Weitere Quellen zum Thema

Elektronische Archivierung (Wikipedia)
GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (Wikipedia)
GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (Wikipedia)
AO: Abgabenordnung (Wikipedia)
HGB: (Wikipedia)
BDSG: a href="https://de.wikipedia.org/wiki/BDSG" target="_blank"> Bundesdatenschutzgesetz (Wikipedia)

Die hier gemachten Angaben sind als Richtwerte zu verstehen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Rechtsverbindlichkeit. Für rchtsverbindliche Ausküfte konsultieren Sie bitte einen Steuerberater oder Anwalt.